Un dossier complet facilite la préparation des déclarations du vendeur, permet de répondre plus rapidement aux acheteurs et réduit les délais évitables après une promesse d’achat. Pour une copropriété, les nouvelles règles en vigueur depuis le 14 août 2025 rendent la préparation encore plus importante.
Mis à jour :
Documents à rassembler
Checklist rapide : quels documents fournir?
Commencez par la liste générale. Si vous vendez un condo, ajoutez les deux blocs consacrés à la copropriété.
Pour toutes les propriétés
- Acte d’acquisition
- Certificat de localisation décrivant l’état actuel
- Comptes de taxes municipales et scolaires
- Relevé hypothécaire récent
- Facture d’électricité récente
- Factures, garanties, permis et plans des rénovations
- Rapports d’inspection, tests et expertises déjà obtenus
En plus, pour une copropriété
- Déclaration de copropriété, modifications et règlements
- Procès-verbaux des assemblées des trois dernières années
- États financiers et budget courant
- Police ou certificat d’assurance du syndicat
- Frais communs, fonds d’autoassurance et cotisations spéciales
- Documents relatifs au stationnement, au rangement et aux phases
Nouveaux documents de copropriété à vérifier
- Attestation du syndicat — à demander dès le début; le syndicat dispose de 15 jours pour la fournir
- Carnet d’entretien — période transitoire jusqu’au 15 août 2028
- Étude du fonds de prévoyance — période transitoire jusqu’au 15 août 2028
Les documents généraux à prévoir pour la vente
La liste exacte varie selon l’immeuble et la transaction, mais un dossier de base comprend généralement l’acte d’acquisition, le certificat de localisation, les comptes de taxes municipales et scolaires, un relevé hypothécaire récent et une facture d’électricité récente. Les pièces d’identité et les renseignements nécessaires au contrat de courtage seront également demandés au vendeur.
Le certificat de localisation doit décrire l’état actuel de l’immeuble. Une piscine, une remise, une clôture, un agrandissement, une nouvelle servitude ou une modification cadastrale peut rendre le document existant insuffisant. Le vérifier tôt laisse le temps d’en commander un nouveau si nécessaire.
Les travaux, expertises et déclarations à documenter
Ajoutez les factures et garanties de rénovations, les permis, les plans ainsi que les preuves de correction. Rassemblez aussi les rapports d’inspection et d’expertise déjà obtenus, par exemple pour la pyrite, l’amiante, la qualité de l’eau, une installation septique, la structure ou l’électricité.
Ces documents aident à remplir les déclarations du vendeur avec précision. Ils ne remplacent pas l’obligation de déclarer un fait pertinent connu : une réparation effectuée, un sinistre antérieur ou un rapport rassurant doit être présenté avec son contexte complet.
Les documents propres à une copropriété divise
Pour vendre un condo, prévoyez la déclaration de copropriété et ses modifications, les règlements de l’immeuble, les procès-verbaux des assemblées des trois dernières années, les états financiers, le budget courant, la police ou le certificat d’assurance du syndicat et les renseignements sur les frais communs, le fonds de prévoyance, le fonds d’autoassurance et les cotisations spéciales.
Ajoutez les conventions ou droits relatifs au stationnement et au rangement, les communications concernant des travaux importants, les avis de cotisation et les renseignements sur les sinistres. Une copropriété par phases peut aussi exiger les documents du syndicat vertical et du syndicat horizontal.
Ce que les nouvelles règles de copropriété ajoutent
Depuis le 14 août 2025, les syndicats de copropriété divise ont l’obligation de faire établir un carnet d’entretien et de faire produire une étude du fonds de prévoyance. De façon générale, les syndicats existants disposent de trois ans et un jour pour obtenir leurs premiers documents, soit jusqu’au 15 août 2028; des règles particulières s’appliquent notamment à certaines copropriétés neuves et aux documents produits peu avant l’entrée en vigueur.
Le carnet d’entretien consigne l’état des parties communes, les entretiens, les réparations majeures et les remplacements réalisés ou planifiés. Il doit être mis à jour au moins une fois par année. L’étude du fonds de prévoyance s’appuie sur ce carnet et évalue, sur un horizon d’au moins 25 ans, les sommes à prévoir pour les réparations majeures et les remplacements des parties communes; une nouvelle étude doit généralement être obtenue tous les cinq ans.
Pendant la période transitoire, l’absence de l’un de ces documents ne signifie donc pas automatiquement que le syndicat contrevient déjà à son obligation. Le vendeur devrait néanmoins vérifier leur disponibilité et demander au syndicat où il en est dans sa démarche, puisque cette information intéressera les acheteurs.
L’attestation du syndicat lors de la vente
Lorsqu’un copropriétaire vend son condo, il devrait demander rapidement au syndicat une attestation sur l’état de la copropriété. Le vendeur doit la remettre en temps utile au promettant acheteur, et le syndicat dispose de 15 jours suivant la demande pour la fournir au vendeur. Contrairement au carnet et à l’étude, cette obligation de remise s’applique déjà aux ventes visées depuis l’entrée en vigueur du règlement.
L’attestation doit notamment présenter la situation du fonds de prévoyance, les charges communes des trois dernières années, les liquidités, les surplus ou déficits, le budget, les assurances et le fonds d’autoassurance. Elle résume aussi les expertises, sinistres et travaux récents, les travaux majeurs prévus, les litiges en cours et les modifications récentes à la déclaration de copropriété.
Si votre syndicat n’a pas de gabarit, vous pouvez me contacter. Je peux lui fournir un modèle de travail reprenant les renseignements minimaux prévus au règlement. Le syndicat demeure responsable de vérifier l’information, de compléter le document et de le faire signer par la personne autorisée.
Les situations qui demandent des pièces supplémentaires
Une propriété à revenus exige notamment les baux, avis de renouvellement ou de modification, preuves de revenus et renseignements sur les dépenses. Une succession, une indivision, une servitude, une installation septique, un puits, une location à court terme ou des travaux avec permis peuvent aussi ajouter des documents au dossier.
Repérer ces particularités avant la mise en marché donne le temps d’obtenir les copies manquantes et de consulter le notaire, l’arpenteur-géomètre, le fiscaliste ou le professionnel technique approprié lorsqu’une validation est nécessaire.
Quand commencer à rassembler les documents?
Idéalement, commencez avant les photos et les premières visites. Classez les pièces par thème, notez les documents demandés au syndicat et préparez une courte chronologie des rénovations, sinistres et travaux. Cette organisation aide à présenter une propriété avec transparence et à traiter plus efficacement les conditions d’une promesse d’achat.
Je peux établir avec vous une liste adaptée à votre maison, votre condo ou votre plex, vérifier ce qui manque et coordonner les demandes avant la mise en marché. En présence d’une question juridique, technique ou fiscale, le professionnel compétent devra toutefois confirmer l’analyse.